先に答えを書きます
AIが役に立っているのは、文章を作る場面より、毎日の仕事の記録と管理のほうでした。
私は今、Claude Code（文章で指示すると、パソコンの中のファイルを読み書きして作業してくれるAI）を、次の3つに毎日使っています。
- 日報とタスクの管理
- 営業（テレアポ）のリスト作りと振り返り
- 支援先へ送る月次レポートの作成
どれも、AIに丸投げしているわけではありません。AIが記録と下ごしらえをして、判断は私がする。この分担で回しています。順番に書きます。
日報とタスクの管理はどうしているか
日報は3月から付けていますが、7月の終わりにやり方を変えました。
朝「おはよう」と打つと、その日の予定と、期限の近いタスクが並んで出てきます。夜「今日はここまで」と打つと、その日にやったことを日報にまとめてくれます。日中は決まった言葉で伝えます。「進捗に追加して」と言うと案件ごとの作業記録に書き込まれ、「完了に追加して」と言うと、それに加えてタスクの一覧にもチェックが入ります。
最初は、普通の会話から「終わった」を読み取って記録する仕組みも入れていました。でも7月末にやめています。普通の会話からだと、記録するつもりのない話まで拾ってしまうおそれがあり、手戻りが増えて手間がかかりそうだと判断したためです。記録するかどうかは、こちらが決まった言葉で決める。今はその形です。
いちばん助かっているのは、「あの件、どうなったっけ」がすぐ分かることです。案件ごとに作業記録が残っているので、聞けば経緯を時系列で出してくれます。
営業の管理にはどう使っているか
テレアポでは、電話をかけるのは私で、AIは前の晩の準備と、終わったあとの振り返りを受け持っています。
準備は、翌日にかける会社のリスト作りです。過去の架電の記録から、どの会社に、何時ごろかけるかを組んでくれます。その晩に「明日は新規の会社を中心に」などと指示すると、それに合わせて組み直します。
振り返りでは、架電の記録を読んで、予定していた時間と実際の時間、件数、結果を並べてくれます。ここではAIに評価はさせず、事実だけを出してもらっています。
もうひとつが、断られたときの切り返しの言葉集です。受付や代表の方から言われた言葉ごとに返し方をまとめて、Notionに63件並べました。言われた言葉の種類ごとに、過去の記録で多く出てきたものが上に来るよう並べているので、電話中でもすぐ探せます。
実話をひとつ。9月の終わりに、2日間で20回電話をかけて、代表の方とも受付の方とも一度も話せなかったことがありました。
AIと一緒に、原因の候補を3つ並べて確かめました。時間帯が悪かったのか。リストの組み方が悪かったのか。話し方の問題か。時間帯は、過去の記録ではむしろつながりやすい時間でした。話し方は、そもそもつながっていないので関係ありません。残ったのがリストでした。かけた20社はすべて2回目以降の会社で、そのうち13社は、過去に2〜6回かけて、代表の方も受付の方も一度も出ていない会社だったんです。
そこで、一度も出ない会社はリストから外して寝かせることにしました。AIの最初の案は「1か月寝かせたら戻す」でしたが、私は「リストが尽きたときだけ、最低1か月空けて戻す」に変えました。原因を探すのはAIが速いですが、どう組み直すかは、かけている本人が決めています。
月次レポートはどこまでAIに任せているか
支援先へ毎月お送りしているGoogleマップの月次レポートは、データの集計から文章の下書きまでを、支援先ごとに自動で作っています。
ここでも、全部をAIに任せたわけではありません。作り直しながら分かったのは、AIは「表を4列で書く」「％を使わない」といった書き方のルールは、ほぼ毎回守ってくれるということです。一方で、「どの数字を選んで、どの順に並べるか」というルールは、同じ条件で3回作って1回しか守られませんでした。
そこで、書き方はAIへの指示で決め、並べる順番はプログラムで決める分担に変えました。数字も、AIが作ったものをそのまま送ってはいません。8月分も、送る前に元のデータと突き合わせて確かめました。
AIを毎日の仕事に使うときに気をつけていること
3つに共通しているのは、AIには記録と下ごしらえを任せて、決めるのは人がする、ということです。
AIは、記録を読んで並べる、候補を出す、決まった形で書く、といった作業は速くて正確です。でも、何を記録するか、どう組み直すか、何を送るかは、私が決めています。
正直に書いておくと、これは私ひとりの仕事での使い方です。仕組みもまだ直している途中で、時間がどれだけ減ったかも測っていません。それでも、AIを何に使えばいいか分からないなら、まず「毎日の記録」から任せてみてはどうでしょうか。
まとめ
- 日報とタスク: 決まった言葉で記録を頼み、朝と夜にまとめて出してもらう
- 営業: リスト作りと振り返りの集計はAI、電話と判断は人
- 月次レポート: 書き方はAIへの指示で、並べる順番はプログラムで決める
- どれも、AIは記録と下ごしらえ、決めるのは人
